Comment accéder à l'information ou documents d'intérêt public

Toute personne qui souhaite accéder aux informations et aux documents publics présente une requête écrite à l’organisme concerné dans laquelle elle décline son identité et sa qualité.

La requête est rédigée en langue française et comporte des données permettant raisonnablement d’identifier l’information ou document d'intérêt public recherché.

Un accusé de réception est délivré au requérant.

Lorsque la demande n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne requiert une assistance pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés, le responsable est tenu de lui prêter son concours. Le requérant n’est pas tenu de motiver sa demande.

L’organisme public saisi d’une demande d’accès à une information ou document d'intérêt public est tenu de donner une suite à cette requête, par écrit, dans un délai maximum de trente jours à compter du jour de la réception de la demande. Les requêtes émanant des chercheurs et des journalistes professionnels sont traitées dans un délai de quinze jours. (Article 12)

Les délais prévus à l’article précédent peuvent être renouvelés une seule fois dans le cas où leur observation entraverait le fonctionnement de l’organisme, en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande . (Article 13).

A l’expiration de ces délais, il est notifié au requérant un avis de prorogation. Cet avis l’informe de son droit d’exercer un recours contre la décision de prorogation devant la Commission d’accès à l’information ou document d'intérêt public prévue par la présente loi.

L’accès aux documents se fait au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration par :

• consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
• délivrance d’une copie dans la forme ou le format souhaité sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document ;
• courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique;
• tout autre mode de communication, conformément à la pratique administrative en vigueur.

La délivrance d’une copie du document est subordonnée au paiement d’un montant déterminé par voie règlementaire.

Si une limitation au droit d’accès s’applique à une partie des informations contenues dans un document public, l’organisme public est tenu néanmoins de communiquer les autres informations contenues dans le document. Toute occultation est notifiée au requérant.

La décision de refus de communication doit être écrite, motivée et notifiée au requérant. Elle indique, en outre, les voies de recours appropriées.

Le défaut de communication de tout ou partie des informations ou documents dans les délais prévus aux articles 12 et 13 de la présente loi vaut décision de refus. Dans ce cas, le requérant est fondé à exercer les voies de recours.

Lorsqu’un organisme public est saisi d’une demande de communication portant sur un document ou une information qu’il ne détient pas, il est tenu d’orienter l’intéressé vers l’administration ou le service qui détient cette information ou ce document.