Du 14 au 16 décembre 2017, avec l’appui technique et financier de l’Unesco, bureau d’Abidjan, la CAIDP donnait rendez-vous aux archivistes, documentalistes et responsables de l’information à Grand-Bassam, au sein de l’hôtel Maffouet, pour prendre part à un atelier d’appui à la conservation et à la gestion documentaire.

Les travaux  se sont déroulés en atelier et consistaient pour les participants, à mener des réflexions portant sur les deux axes suivants :

1- Conservation et gestion documentaires  performantes : vecteurs de facilitation de l’accès des populations à l’information et aux documents publics.

 2- Identification d’une typologie de documents publics et diffusion proactive desdits documents: gage de transparence étatique et de  démocratie participative.

Il s’agissait d’une part de comprendre l’importance des archives dans le bon fonctionnement des administrations publiques et d’autre part de proposer et d’adopter des méthodes d’organisation et de gestion des archives intégrant l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

Devant la vingtaine de participants issus de diverses administrations, le premier Responsable de la CAIDP, M. KEBE Yacouba, a d’abord remercié l’UNESCO pour son appui technique et financier, avant de démontrer l’importance des archives. « Les archives représentent une richesse culturelle, intellectuelle, politique et économique sans équivalent ». Selon le Président de la CAIDP, les archives représentent des sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, et jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. Il a par ailleurs dépeint l’état des services d’archives de nos administrations, qu’il a qualifié de « désastreux ». Il a déclaré qu’une visite des sites internet des vingt-neuf (29) Ministères et soixante-quatorze (74) autres organismes publics révélait que le budget, l’un des documents les plus importants dans l’appréciation de la gouvernance, n’est pas diffusé de manière proactive. Enfin, M. KEBE Yacouba a clos son propos en rappelant l’importance de la diffusion proactive dans l’effectivité du droit des personnes à accéder à l’information tout en soulignant  que la CAIDP serait très vigilante sur la question des données ouvertes et de l'archivage numérique.

La session introductive, qui a fait suite à l’allocution du Président de la CAIDP, a été marquée par deux (02) interventions ; celle du Président du Comité scientifique qui a présenté sa note de cadrage et celle du Directeur des Affaires Juridiques et du contentieux de la CAIDP, qui a fait une présentation de la loi n°2013-867 du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt public.  

Monsieur KONE Mamadou, Secrétaire Général de la CAIDP et Président du Comité scientifique de l’atelier a présenté les deux axes sur lesquels devaient porter les réflexions de l’atelier, pour parvenir à produire des documents fiables et consensuels qui :

-  proposent des méthodes d’organisation, de gestion et de diffusion des archives intégrant les Technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

- proposent une procédure commune de mise à disposition des documents publics aux citoyens ;

- proposent des moyens de diffusion proactive qui prennent en compte les TIC. 

De ce qui ressort de l’axe 1 présenté par M. KOKOU Dabla Elvis, sous-directeur de la documentation administrative et de la recherche de la Direction des archives nationales  de CI, le système traditionnel de gestion des archives publiques en Côte d’Ivoire est caractérisé par une prise en charge tardive des documents, l’inaction des archivistes au cours de la phase de traitement administratif des documents et l’impossibilité de communication aux citoyens avant le transfert aux Archives nationales. M. KOKOU a préconisé l’adaptation du système d’archivage aux exigences de la loi du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt public ainsi que la numérisation des documents à archiver.

 Pour ce qui est de l’axe 2, M. AHUI Bruno Thomas, Chef d’équipe Gestion Électronique des Documents (GED) au Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique, a présenté une liste de documents publics à diffuser de manière proactive,  la catégorie des documents à communiquer sous réserve d’occultation de certaines mentions en respectant les règles concernant les informations protégées et les différents moyens à utiliser pour la diffusion proactive des documents ainsi que la procédure de diffusion proactive. Pour ce faire, M. AHUI a préconisé :  

• L’organisation préalable des documents dans les services d’archives ;
• La sélection des documents à diffuser de manière proactive ;
• La préparation des documents en vue de leur diffusion ;
• La communication proactive desdits documents.

 Ces contributions ont favorisé l’enrichissement du document sur la typologie des informations à diffuser de manière proactive.

L’un des moments forts de la cérémonie de clôture a été la lecture et l’adoption du rapport final lu par Mme TANOH épse KEKEMO Affoua, Chef de service de la Documentation et des Archives du Secrétariat Général du Gouvernement.

Cette cérémonie a été également marquée par la présence du premier Responsable de l’UNESCO pour la zone Afrique de l’Ouest, M. YDO Yao. « L’UNESCO œuvre pour l’accès à l’information et soutient toute initiative qui s’inscrit dans ce sens » a-t-il affirmé en saluant les efforts fournis par la CAIDP dans ce sens.

Le mot de clôture dit par le Commissaire EHOUAN Enoh Désiré a clos l’atelier d’appui à la conservation et à la gestion documentaire, immortalisé par une photo de famille.