Un atelier de formation à l'intention des documentalistes et archivistes des Ministères et Institutions de la République s'est tenu du 27 au 29 janvier 2021, à l'hôtel Le Suprême de Grand-Bassam.

La CAIDP, avec l’appui technique et financier de l’Unesco, bureau d’Abidjan, invitait à un atelier de réflexion et de renforcement des capacités, 36 responsables des services d’information documentaire issus du secteur public (Ministères, Institutions de la République, Etablissements Publics Nationaux…) sur les techniques de collecte, de gestion et conservation des documents publics. Objectif : leur permettre de disposer d’outils et de procédures nécessaires à la facilitation de l’accès des populations aux informations et documents publics.

Cet atelier s’inscrit dans le cadre de la mission de veille de la CAIDP, de s’assurer de la conservation et de la gestion de leurs données par les organismes publics, de manière à favoriser l’exercice du droit des personnes d’accéder à l’information d’intérêt public. Plus spécifiquement, il s’agissait entre autres de faire la revue des recommandations de l’atelier des 14, 15 et 16 décembre 2017 à Grand-Bassam ; présenter les obligations mises à charge des organismes publics par la loi relative à l’accès à l’information ; présenter les instruments juridiques relatifs à la gestion des documents et des archives ; présenter les outils et les procédures de collecte, de gestion et de conservation et de proposer des recommandations pour faciliter l’accès du public à l’information et aux documents publics.

Au cours de la cérémonie d’ouverture, Madame Anne Lemaistre représentante de l'UNESCO, Cheffe du Bureau d'Abidjan, a dans son intervention, rappelé l’importance du droit d’accès à l’information au fonctionnement démocratique de nos sociétés. Aussi, a t-elle souligné la nécessité de combattre l’indisponibilité de documents dans les bibliothèques, sur les sites web des organismes publics et l’accès limité aux services publics. Par ailleurs, elle a relevé le besoin d’une plaidoirie auprès de l’Etat à l’effet de réduire la facture numérique et encourager l’utilisation des infrastructures numériques qui renforce la tenue des archives.

A la suite de cette intervention, Monsieur KOKOU DABLA Elvis a, au nom du Directeur des archives nationales, Monsieur  DOUMBIA Mori, rassuré les participants de la détermination du Directeur de trouver des solutions aux difficultés du monde des archives, à travers  la réflexion sur une nouvelle législation qui sera soumise aux professionnels du métier, pour validation avant la proposition à la tutelle.

Le Président de la CAIDP a quant à lui relevé qu’en 5 ans d’activités, et d’actions menés dans le cadre de la vulgarisation de la loi et de la promotion du droit d’accès à l’information, le défi de l’archivage demeure, car les dispositions des articles 4 et 5 de la loi imposent le respect de l’archivage tant physique que numérique. En effet, après enquête, il apparaît que l’archivage physique présente une situation désastreuse, car les services d’archives, pour la plupart, sont relégués au second plan. « La mise en œuvre de l’obligation légale imposée aux organismes publics, de conserver et de gérer leurs données se voit limitée par ces contraintes qui sont malheureusement réelles en Côte d’Ivoire. » a renchérit Monsieur KEBE Yacouba. Et de rappeler qu’en ce qui concerne l’archivage numérique, la CAIDP a pris l’initiative, depuis 3 ans, de la surveillance de la diffusion proactive, à travers le monitoring des sites web des organismes publics.

Le premier responsable de la CAIDP a annoncé, qu’en vue de palier aux difficultés de ce secteur (archivage physique), un partenariat avec l’UNESCO a été institué pour soutenir ce secteur d’activités, à travers l’organisation de différents ateliers de renforcement de capacités. « La CAIDP quant à elle, restera à votre disposition, pour maintenir ce partenariat fécond avec la communauté des archivistes et des documentalistes au bénéfice des citoyens que nous servons. » déclarait M. KEBE Yacouba, en soulignant que les archives représentent une richesse culturelle, intellectuelle et économique sans équivalent.

Monsieur KONE Adama, Chef de service documentation à l’Assemblée Nationale, a au nom du comité d’organisation, adressé des mots de bienvenue aux participants et remercié la CAIDP ainsi que l’UNESCO, pour l’initiative de renforcer les capacités des archivistes et des documentalistes. Il a présenté les termes de référence et déroulé l’agenda de l’atelier. Les travaux ont débuté par une série présentations techniques suivies d’échanges, notamment « La Présentation de la loi n°2013-867 du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt public et ses obligations pour les archivistes et documentalistes » faite par Monsieur BAMBA Souleymane, Directeur des Affaires Juridiques et du Contentieux de la CAIDP et « la Présentation du dispositif juridique organisant les archives en Côte d’ivoire » par Mme KEKEMO Habiba, Commissaire à la CAIDP suivie d’échanges.

Les principales difficultés recensées dans les résultats du questionnaire soumis aux participants sont entres autres : l’insuffisance de dépôts d’archives fonctionnels au sein des organismes en Côte d’Ivoire ; l’insuffisance de renforcement des capacités des professionnels de l’information en fonction ; la bonne collaboration des services d’information documentaire avec les autres services, notamment communication, informatique et courrier ; le besoin de vulgariser les différents textes légaux et réglementaires en rapport avec la gestion des documents et des archives, notamment la loi sur l’accès à l’information d’intérêt public ; le manque de politique de collecte des documents au sein des organismes publics, notamment le respect de l’obligation pour les services producteurs à verser régulièrement leurs archives ;  l’absence de cadre d’échanges avec la CAIDP.

L’un des moments importants de l’atelier reste le partage d’expérience de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) et du Centre D’information et de Communication Gouvernementale (CICG) suivie d’échanges. En effet, cette séquence a vu l’intervention en visioconférence de M. Adama Aly PAM, archiviste paléographe, Directeur des archives et Bibliothèques de l’UNESCO. Dans son intervention, il a fait savoir que la protection du patrimoine documentaire est une des conditions de l’accès et de la perpétuation des sources d’informations relatives à l’héritage des peuples et des communautés.

Face à la crise profonde touchant les archives en Afrique, Dr PAM propose la mise en place d’une stratégie continentale de développement des institutions patrimoniales chargées de la conservation et de l’accès au patrimoine documentaire, comme un impératif et une condition nécessaire à l’efficacité administrative, à la transparence, au respect des droits des citoyens à l’accès à l’information, mais aussi à la préservation de la mémoire des communautés nécessaire au renforcement de l’identité et à la cohésion nationale.

Toujours au titre des communications, le Sous-directeur de la Documentation Administrative à la Direction des Archives Nationales  a présenté une communication portant sur les techniques de collecte, de classement, de conservation et de communications des documents suivis d’échanges.

KOKOU Dabla Evis a dans son exposé, déterminé les outils que sont les instruments de recherche physiques (guide des fonds, inventaires, répertoires bordereaux de versements) comme numériques (sites web, expositions virtuelles, instruments de recherche en ligne etc). Il a par ailleurs ajouté que les enjeux nouveaux de la diffusion des archives commandent de développer une culture de la collaboration, d’encourager le contact direct avec le public (Journées portes ouvertes, visites guidées), de connaitre les usagers et leurs besoins informationnels et d’exploiter la force de l’intelligence collective. Le communicant a ensuite abordé les aspects techniques liés au versement, tels que la nature des documents versés, le moment du versement et l’état des documents versés. Il a ensuite poursuivi avec les aspects techniques du classement, tels que les fondements du classement, les critères de classement et l’élaboration du plan de classement. Avant de terminer par des recommandations  à l’endroit de la CAIDP : demander au gouvernement de rendre obligatoire la création d’une Direction centrale des Archives et de la Documentations dans tous les Ministères afin de coordonner l’activité archivistique dans les ministères ; toutes choses qui permettront la centralisation et la collecte efficace des informations et de faire légiférer sur les notions de confidentialité et de secret, afin que ceux-ci soient catégorisés, leurs effets connus et que les niveaux ou personnes pouvant avoir accès à ces documents soient connus.

Les travaux en commission ont été organisés en trois ateliers pour permettre aux participants de discuter des problématiques suivantes : les défis et la stratégie de collecte des archives ; les stratégies de communication et diffusion ainsi que les techniques de plaidoyer et de conduite de changement.